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Am 01.04.2006 wurde das Auftragsverfolgungssystem myTMS4 in der Berlin-Hannoverschen Hypothekenbank AG erfolgreich produktiv gesetzt.

Das Anwendungssystem wird zur Zeit von mehr als 70 Anwendern zur beleglosen und automatisierten Auftragsverfolgung von Vorstands- und Revisionsaufträgen genutzt.

Die Akzeptanz des Systems ist durchweg positiv. Insbesondere die Bereitstellung und Verfügbarkeit aller Auftragsdaten im Online-Verfahren und die implementierten Workflow-Prozesse stellen ein effizientes Auftragsmanagement und ein qualitativ hochwertiges  Auftragscontrolling sicher.

 

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myTMS4-Komponenten

Das auf Client-Server-Technologie basierende Anwendungssystem besteht im wesentlichen aus folgenden drei Komponenten.

 

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Serveranwendung

Die Serveranwendung stellt u.a. folgende Dienste zur Verfügung:

§          Erinnerungsdienst
Anwender wird an fällige Termine per E-Mail erinnert, die Vorlauftage können vom Anwender selbst definiert werden.

§          Mahndienst
Nach Terminüberschreitung in Verbindung mit ausstehender Statusmeldung erhält der Auftragnehmer eine automatisch generierte Mahnung per E-Mail

§          Archivierungsdienst
Systemprotokolle werden regelmäßig archiviert und als externe Dateien ausgelagert. Die Protokollinhalte werden dabei verschlüsselt. 

§          Optimierungsdienst
Das Datenbanksystem wird regel-mäßig optimiert, so dass eine hohe Performents gewährleistet wird. 


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Front-end

Die Client-Anwendung stellt das Front-end des Anwendungssystems dar. Es bietet dem Anwender eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) und stellt die Verbindung zum Datenbanksystem her.

Sämtliche Auftragsein- und Auftragsausgänge werden im Explorerstil übersichtlich dargestellt, so dass eine intuitive Nutzung des Systems ermöglicht wird.

Innerhalb der Client-Anwendung stehen dem Anwender u.a. folgende Features zur Verfügung:

§          Auftragserfassung/-zuweisung
Die Auftragserfassung/-zuweisung erfolgt online. Neben der allgemeinen Auftragsbeschreibung können detaillierte Auftragsinformationen (gemäß definierter Auftragsart) erfasst werden.
Nach Auftragszuweisung stehen die Auftragsdaten dem Empfänger im Auftragseingang zur Verfügung. Zusätzlich erhält er sämtliche Auftragsdaten als PDF-Dokument per E-Mail zugestellt.

§          Statusmeldungen/Prolongationen
Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand sowie Prolongationsanträge zur Terminverschiebung erfolgen online durch den Auftragnehmer. Zur Qualitätssicherung werden Statusmeldungen und Terminverschiebungen erst dann im System wirksam, wenn diese durch den Auftraggeber im Rahmen einer Prüfungsinstanz akzeptiert worden sind.

§          Auftragshistorie
Sämtliche relevante Auftragsereignisse (Speicherung, Statusmeldungen, Prolongationsanträge etc.) werden historisiert, so dass die Nachvollziehbarkeit der Auftragsabwicklung jeder Zeit gewährleistet ist.

§          Selektieren und Filtern
Dem Anwender stehen vielfältige Selektions- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Zudem verfügt die Anwendung über eine leistungsfähige Suchfunktion, die eine Volltextsuche im Auftragsbestand auch auf Feldebene ermöglicht. Gruppierungen und die Bildung von Selektionsmengen (z.B. alle Aufträge einer Vorstandssitzung oder einer Revisionsprüfung) können komfortabel  erzeugt und weiter verarbeitet werden.

§          Reporting
Reports können individuell gestaltet und in das Anwendungssystem implementiert werden, wobei der Abruf der Reports parametrisiert erfolgen kann.


Die Ausgabe sämtlicher Reports erfolgt im PDF-Format, so dass diese plattformunabhängig auch per E-Mail verteilt werden können.

 


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Administrationstool
Wesentliche Features des Administrationstools:

Allgemein:

§          Mandantenverwaltung

§          Benutzerverwaltung

§          Berechtigungsverwaltung

Customizing:

§          Tabellen und Schablonen
Dieses Feature ermöglicht es ihnen, mandantenspezifische Auftragsarten zu generieren (z.B. Vorstandsaufträge, Revisionsaufträge etc.). Dabei können Sie komfortabel Felder definieren und in Schablonen (Erfassungsmasken) hinterlegen, die dann als Auftragsart zur Verfügung stehen.

 

 



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